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紙質檔案夾應該如何進行管理?(上)

2021-06-25 10:29:37

我們都知道一般的公司都會有自己的資料庫,而一些重要的紙質資料都會是只增不減,所以我們都是需要學會紙質檔案夾管理,以便更好的保存這些資料。

檔案夾管理

紙質檔案夾管理技巧:

(一)檔案分類

1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。先以部門區分,然后依案件性質分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。

2.檔案分類應力求切合實用。如果因檔案較多、三級分類不夠應用時,須在第三級之后增設第四級“細類”。如檔案不多,也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。

3.同一“小類”(或細類)的檔案以裝訂于一個檔案夾為原則,如案件較多,一個檔案夾不夠使用時,可分為兩個以上的檔案類裝訂,并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號,以便查考。

4.每一檔案夾封面內首頁應設“目次表”,檔案歸檔時依序編號、登記(或登錄),并以每一檔案一個“目次”編號為原則。


(二)檔案名稱及編號

1.檔案各級分類應賦予統一名稱,其名稱應簡明扼要,以充分表示檔案內容性質為原則,并且要有一定范疇,不能籠統含糊。

2.各級分類、卷次及目次的編號,均以十進阿拉伯數字表示;其位數使用視檔案件多少及增長情形斟酌決定。

3.檔案分類各級名稱經確定后,應編制“檔案分類編號表”,將所有分類各級名稱及其代表數字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。

4.檔案分類各級編號內應預留若干空檔,以備將來組織擴大或業務增多時,隨時增補之用。

5.檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定,不能任意修改,如確有修改必要,應事先審查討論,并擬定新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。


(三)檔案編號

1.新檔案,應從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序,以此來編列檔號。

2.檔案如何歸屬前檔案,應查明前檔案的檔案類別、編號并予以同號編列歸檔。

3.檔案號以一檔案一號為原則,遇有一檔案敘述數事或一檔案歸入多類時,應先確定其主要類別,再編列檔號。

4.檔號應自左而右編列,右方裝訂的檔案,應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂時則填寫于右上角。


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